Digitalizar un archivo no consiste únicamente en convertir documentos en papel en archivos PDF. El verdadero salto se produce cuando esa información puede comprenderse, relacionarse y localizarse en segundos; cuando deja de permanecer encerrada en una carpeta y pasa a formar parte de un sistema capaz de apoyar decisiones.
Ese es el objetivo del nuevo trabajo que Ineco desarrolla para la Demarcación de Carreteras del Estado en Castilla-La Mancha, en Toledo: transformar los expedientes expropiatorios históricos y actuales en una base de conocimiento digital, estructurada y preparada para su explotación mediante automatización e inteligencia artificial.
El proyecto permitirá integrar en un repositorio centralizado documentación administrativa, económica y técnica vinculada a las distintas actuaciones realizadas sobre la red de carreteras. No se trata, por tanto, de una digitalización convencional, sino de construir un entorno en el que cada documento pueda identificarse, clasificarse y conectarse con el resto de la información disponible.
Uno de los elementos clave será el uso de tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y reconocimiento de imágenes. Estas herramientas permiten interpretar el contenido de los documentos, extraer información relevante y convertir textos antes difíciles de consultar en datos susceptibles de ser buscados y analizados. A partir de ahí, la automatización mediante desarrollos en Python y PowerShell facilitará tareas como el renombrado homogéneo de archivos, la asignación de metadatos o la organización de la documentación de acuerdo con criterios comunes. La clasificación automática y las búsquedas dinámicas permitirán localizar expedientes a partir de referencias como una fecha, una obra, una finca, un titular o un concepto concreto. El resultado será una base de datos diseñada no solo para saber dónde se encuentra cada expediente, sino también para consultar de forma precisa la información contenida en él. Una capacidad especialmente relevante ante requerimientos relacionados con obras, catastro, registros de la propiedad o propietarios particulares, que actualmente pueden exigir búsquedas manuales entre grandes volúmenes de documentación.
La inteligencia artificial abre además la posibilidad de avanzar desde una gestión reactiva (buscar un documento cuando surge una necesidad) hacia un modelo más integrado, capaz de detectar relaciones entre expedientes, anticipar necesidades de información y agilizar la tramitación de los procedimientos. Este trabajo tecnológico se completa con la participación de abogados, peritos y especialistas en sistemas de información geográfica de Ineco. Su labor permitirá establecer conexiones entre los documentos digitalizados, los proyectos ejecutados y la realidad física del territorio, contrastando la información con Catastro y el Registro de la Propiedad.
Uno de los retos más ambiciosos es relacionar el repositorio documental con sistemas GIS y modelos BIM. De este modo, las actuaciones existentes sobre una carretera, sus instalaciones o el dominio público viario podrán consultarse también desde su ubicación geográfica, vinculando cada punto del territorio con los expedientes y proyectos correspondientes. Toda la información se integrará en un entorno centralizado con control de accesos y trazabilidad, de manera que pueda conocerse quién consulta o modifica los contenidos y se garantice el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
Con este proyecto, Ineco convierte un archivo documental en una infraestructura digital de conocimiento. Una herramienta diseñada para reducir tiempos de búsqueda, automatizar procesos y conectar información jurídica, técnica y geográfica que hasta ahora permanecía dispersa. La memoria de las carreteras deja así de estar organizada únicamente en carpetas y expedientes. Pasa a convertirse en información accesible, relacionada y preparada para una gestión pública más ágil e inteligente.
